En ficha es uno de los documentos más importantes de Eventos Be Our Guest.
Es su manual, planificación y lista de control para cada trabajo.
Contiene todo lo que necesita saber para ejecutar un evento de forma adecuada, eficaz e impecable.
Si lee y utiliza atentamente la hoja de reclamaciones, evitará errores, malentendidos y tensiones innecesarias.

Todos los empleados, desde el crupier hasta el director, están obligados a seguir la hoja de reclamaciones.
Considérelo como el guión del eventoSi todo el mundo utiliza correctamente la hoja de convocatoria, el acto se desarrollará con fluidez, profesionalidad y sin sorpresas.

🧭 ¿Qué es una hoja de reclamaciones?

Una hoja de reclamaciones es un resumen de todo lo que usted y su equipo deben saber sobre la misión.
El documento contiene instrucciones claras sobre el cliente, el material, el horario y la ubicación.
También le ayuda a ser organizado, colaborador y profesional.

📑 ¿Qué contiene una hoja de reclamaciones?

• 👤 Información al cliente: nombre del cliente, persona de contacto y cualquier detalle o requisito.
• 📅 Plazo: una visión exacta de todos los tiempos, como la carga, la salida, el montaje, el inicio del evento, el desmontaje y el regreso.
  La hora de finalización que figura en la hoja de reclamaciones es la tiempo máximo abonado.
• 📍 Detalles de la ubicación: dirección, tiempo de desplazamiento, persona de contacto in situ y cualquier particularidad (como plantas, ascensores o aparcamiento).
• 🎲 Lista de materiales: Una lista completa de todas las mesas de juego, decoraciones, iluminación y accesorios que deben llevarse.
  Todo está claramente indicado con casillas de verificación para la carga y la limpieza.
• 🚐 Información del autobús: qué autobús se utiliza, el número de autobús, el conductor y qué materiales van en ese autobús.
• 👕 Información adicional: código de vestimenta, catering de la tripulación, características especiales o tareas adicionales aplicables a esa misión concreta.

🧭 El papel del directivo

En cada pliego de condiciones se indica claramente ejecutivo (LG) es.
El supervisor es responsable de la correcta ejecución de la misión y de seguir la hoja de llamadas.
Él o ella:

• Da instrucciones sobre carga, descarga, montaje y desmontaje.
• Comprueba que toda la información es correcta y que no se olvida nada.
• Termina la hoja de llamadas durante la carga, el trabajo y la limpieza.
• Supervisa al equipo, la comunicación y el aspecto profesional in situ.

Importante: sólo el supervisor puede marcar la hoja de llamadas.
Otros miembros del equipo ayudan, por supuesto, en la supervisión, pero la responsabilidad final recae siempre en el director.

✅ La hoja de reclamaciones como lista de control

La lista de materiales de la hoja de reclamaciones contiene casillas para marcar. Se utilizan en tres ocasiones:

1. Durante la carga: marque cada artículo en cuanto llegue al autobús.
2. Después del acto: Mientras limpias, marca de nuevo lo que vuelve al bidón.
3. Al volver al cobertizo: comprobar que todo está completo y colocado en el lugar correcto.

Puede parecer innecesario, pero evita que los objetos se olviden o se pierdan.
Un componente que se pierda (como una pata, una lámpara o una bandeja de virutas) puede perturbar considerablemente la siguiente tarea.
Los que marcan bien las casillas trabajan con profesionalidad y evitan problemas a todo el equipo.

📣 Qué hacer si algo va mal

Si encuentras algo en el lugar que no está bien, por ejemplo, un objeto roto, material que falta o daños, notifícalo inmediatamente en la aplicación de grupo de la misión.
Utiliza siempre la aplicación de grupo para ese evento concreto, de modo que todos (oficina, supervisor y compañeros) estén informados.
Escribe brevemente lo que ocurre y añade una foto si es necesario.

En la oficina, esto se recoge y se resuelve al día siguiente.
Al informar de ello, no sólo te ayudas a ti mismo, sino también a tus compañeros que más tarde trabajen con el mismo material.

🎯 Comprobación de fichas al final de una noche de casino

Al final de cada trabajo, siempre se deben comprobar las virutas.
¿Por qué? Porque es importante tanto para la administración como para la preparación de acontecimientos posteriores.

Si se pierden muchas fichas durante la noche, la oficina debe ser consciente de ello. En ese caso, se puede cobrar al cliente por la pérdida. Además, comprobar las fichas ayuda a los compañeros de la oficina a determinar si es necesario reponer fichas nuevas antes del siguiente evento.

Así que comprueba siempre la cantidad de fichas antes de recoger las mesas. Así evitaremos problemas en la siguiente misión, porque no hay nada más molesto que empezar una velada con muy pocas fichas en la mesa.

• No es necesario contar las fichas por unidades
• Informa en la aplicación de grupo si crees que faltan muchas fichas y en qué mesa del casino

Así se evitan malentendidos, se mantiene el nivel de existencias y se demuestra que se trabaja con cuidado y profesionalidad.

📘 Información adicional y consejos

• Lea siempre el pliego de condiciones mínimo un día para el evento por.
• Compruebe cuidadosamente los horarios: salida, montaje, inicio del evento, desmontaje y regreso.
• Vea quiénes son los miembros de su equipo y cuáles son sus funciones.
• Comprueba que tu ropa, equipamiento y transporte están en orden.
• Utilice la hoja de convocatorias como guía para la comunicación, toda la información está ahí.

🏁 Por qué es indispensable la hoja de reclamaciones

La hoja de reclamaciones es el corazón de nuestra organización.
Proporciona estructura, claridad y responsabilidad.
Gracias a la hoja de reclamaciones, todo el mundo sabe exactamente qué hay que hacer, cuándo y con quién.
Es la diferencia entre un acontecimiento bien organizado y el caos.

Siguiendo la hoja de reclamaciones, contribuyes a:

• 🧩 Trabajo en equipo y cooperación
• 📅 Planificación rigurosa y comunicación clara
• 🎲 Ejecución sin errores de cada evento.
• 💪 Profesionalidad y fiabilidad

Resumiendo: la hoja de convocatoria es su guión, su lista de control y la garantía de un evento impecable.
Usarlo con cuidado, trabajar con pulcritud y asumir la responsabilidad que es lo que hace que nuestro equipo sea fuerte y profesional. 🎯