Ondanks dat wij onze planningen altijd ruim en zorgvuldig opstellen, kan het natuurlijk voorkomen dat je onderweg vertraging oploopt.
Dit kan allerlei oorzaken hebben van file of wegwerkzaamheden tot pech, verkeerd rijden of een collega die te laat was in het magazijn.
Wat de reden ook is: vertraging op de heenweg is altijd ernstiger dan op de terugweg, omdat de klant op jullie wacht en het evenement nog moet beginnen.

🎯 Waarom tijdig communiceren zo belangrijk is

De klant rekent op onze stiptheid en professionaliteit. Wanneer er onduidelijkheid ontstaat over de aankomsttijd, zorgt dat voor stress bij de klant en dat willen we voorkomen.
Goede communicatie voorkomt frustratie, laat zien dat wij de situatie onder controle hebben en zorgt ervoor dat de klant rustig blijft.

📞 Wat moet je doen bij vertraging?

• 🕒 Controleer altijd de geplande aankomsttijd op de callsheet en houd deze in de gaten.
• 📍 Zodra je merkt dat jullie de afgesproken tijd niet gaan halen, neem je direct telefonisch contact op met de klant (het telefoonnummer staat op de callsheet).
  Krijg je de klant niet te pakken? Spreek dan een nette, duidelijke voicemail in én stuur direct een WhatsApp-bericht met dezelfde boodschap. Op deze manier heb je alles gedaan om de klant tijdig te informeren en kan jou niet worden verweten dat je niet hebt gecommuniceerd.
• 📱 Laat de leidinggevende dit gesprek voeren namens het team. Is de leidinggevende aan het rijden? Dan neemt de bijrijder deze taak over en neemt hij/zij direct contact op met de klant.
• 🗣️ Wees altijd beleefd, rustig en professioneel. Leg kort uit dat er vertraging is en geef een realistische verwachte aankomsttijd.

🗣️ Voorbeeld van wat je kunt zeggen

“Goedemiddag, we wilden even laten weten dat we iets vertraging hebben door drukte op de weg.
We staan momenteel in de file en verwachten rond [tijd invullen] aan te komen.
We hebben gelukkig nog voldoende tijd om alles op te bouwen, dus het komt helemaal goed.”

✅ Deze manier van communiceren is professioneel, geruststellend en geeft de klant vertrouwen dat alles onder controle is.

🚫 Wat je niet moet doen

• ❌ Geen contact opnemen en “doen alsof het wel goedkomt”.
• ❌ Onrealistische of ongeloofwaardige excuses gebruiken (zoals “de brug stond open in Huizen” bij een locatie in Den Bosch).
• ❌ De schuld bij collega’s leggen of eerlijk zeggen dat iemand te laat was dat is intern bespreekbaar, niet met de klant.
• ❌ Onzeker, geïrriteerd of haastig overkomen aan de telefoon blijf kalm en vriendelijk.

🧭 Richtlijn voor communicatie

Gebruik bij kleine vertragingen (tot 15 minuten) altijd de standaard uitleg:
“We staan in de file, maar we verwachten nog steeds ruim op tijd klaar te zijn.”

Bij langere vertragingen (meer dan 30 minuten):
“We hebben iets meer vertraging opgelopen dan gepland, maar we houden contact en zorgen dat het casino zo snel mogelijk opgebouwd wordt.”

👉 Blijkt dat de vertraging zó groot is dat jullie niet meer op tijd klaar kunnen zijn voor de geplande starttijd?
Dan moet dit eerlijk worden gecommuniceerd met de klant én direct gemeld worden in de groepsapp met Tim of Talitha.
Zo kan er eventueel hulp geregeld worden of kan het kantoor contact opnemen met de klant voor verdere afstemming.

⚙️ Pech of noodsituatie onderweg

• 🚨 Krijgen jullie onderweg pech, lekke band of stilstand? Zet de bus veilig aan de kant en zet de gevarendriehoek neer.
• 📞 Bel direct de ANWB en leg de situatie uit. Ontstaat de pech onderweg naar de klant toe bel dan ook direct met Tim of Talitha.
• ☎️ Bel vervolgens de klant om aan te geven dat jullie vertraging hebben door pech houd het kort, duidelijk en professioneel.
• 🧭 Blijf altijd vriendelijk: “We doen ons best om zo snel mogelijk bij u te zijn, het komt goed.”

💬 Samenvatting – jouw stappen bij vertraging

• 1️⃣ Controleer de aankomsttijd op de callsheet.
• 2️⃣ Besef tijdig dat je te laat komt wacht niet tot het laatste moment.
• 3️⃣ Bel direct de klant (telefoonnummer op de callsheet).
• 4️⃣ Geef een korte, professionele uitleg (bijv. file of drukte op de weg).
• 5️⃣ Geef een nieuwe, realistische aankomsttijd door.
• 6️⃣ Meld het ook in de groepsapp met kantoor collega’s (zodat zij op de hoogte zijn).
• 7️⃣ Blijf rustig, vriendelijk en oplossingsgericht.

✅ Belangrijk om te onthouden

• 📞 De klant op tijd informeren is belangrijker dan perfect op tijd aankomen.
• 💬 Eerlijk en professioneel communiceren voorkomt boze klanten en stress.
• 🚗 Vertraging is nooit fijn, maar hoe je ermee omgaat bepaalt de indruk die we achterlaten.
• 🎯 Jij vertegenwoordigt Royal Casino Company en dat betekent kalm, beleefd en professioneel blijven, ook in onverwachte situaties.

Door duidelijk te communiceren, toon je professionaliteit en verantwoordelijkheid.
Een klant die goed op de hoogte wordt gehouden, blijft rustig en behoudt vertrouwen en dat is precies wat ons onderscheidt als Royal Casino Company. 💪✨