De aankomst op locatie is een belangrijk moment. Dit is het eerste contact tussen Royal Casino Company en de klant en daarmee het moment waarop de eerste indruk wordt gemaakt. Zorg dat je professioneel, beleefd en georganiseerd overkomt vanaf het moment dat je uitstapt.

🚐 Aankomst en voorbereiding

• 📅 Controleer bij aankomst de callsheet nog even voor de juiste tijden, contactpersoon en locatie-informatie.
• 🚪 De leidinggevende (LG) gaat als eerste naar binnen om zich netjes voor te stellen aan de klant of contactpersoon.
• 🗣️ Stel jezelf en je collega’s beleefd voor, geef een hand en gebruik een professionele houding en toon.
  Dit is hét moment waarop de klant beslist: “dit team weet wat ze doen.”

🤝 Communicatie met de klant

• De leidinggevende vraagt vriendelijk naar de wensen van de klant en bespreekt kort het plan van aanpak (opbouw, kleedkamer, starttijd, eventuele bijzonderheden).
• De klant kan op dat moment extra wensen doorgeven noteer deze zorgvuldig of laat de LG dit bevestigen via de groepsapp zodat het niet vergeten wordt.
• Geef professioneel advies als de opstelling of tafellocatie beter kan wij denken altijd mee met de klant, nooit tegen.

🧱 Opbouwfase

• 🎲 De LG verdeelt de taken: wie haalt welke materialen uit de bus, wie bouwt welke tafel op, wie verzorgt de verlichting, enzovoort.
• ⚙️ Werk gestructureerd: zet eerst alles op zijn plek, voordat je begint met uitpakken.
• 🧍‍♂️ Iedereen helpt elkaar, ook als je eigen onderdeel al klaar is. Teamwork zorgt dat alles sneller en beter klaarstaat.
• ⏱️ De LG houdt de tijd goed in de gaten en zorgt dat het team volgens planning werkt op tijd klaarstaan is essentieel.

☕ Pauze en timing

• De tijden die op de callsheet staan zijn afgesproken met de klant.
  Houd je hier altijd aan en geef er geen eigen invulling aan zonder dit eerst te bespreken met de klant en, indien nodig, met Tim of Taltiha via de groepsapp.
• Pauze mag alleen worden genomen als alles volledig klaarstaat en de LG dit heeft goedgekeurd.
• Gebruik pauze om even bij te komen, maar blijf professioneel: blijf in de buurt en houd rekening met de starttijd van het event.

🎯 Briefing & posities

• Voordat het event begint, geeft de LG een korte briefing aan het team:
  • Wie staat bij welke tafel
  • Hoe laat word er pauze gehouden
  • Welke wissel wordt er na de pauze doorgevoerd
  • Wat de belangrijkste regels of bijzonderheden zijn
  • Welke sfeer en toon de klant verwacht (formeel, feestelijk, informeel, etc.)
• Iedereen weet na de briefing precies wat hij of zij moet doen vóór, tijdens en na het event.

💡 Tips voor een professionele indruk

• 🕒 Wees altijd op tijd liever 10 minuten te vroeg dan 1 minuut te laat.
• 🎽 Kom representatief aan (geen pet, capuchon of onprofessionele kleding).
• 💬 Wees vriendelijk, beleefd en proactief in houding en communicatie.
• 🙌 Toon enthousiasme, glimlach en wees behulpzaam.
• 🤫 Spreek nooit negatief over collega’s of de organisatie waar de klant bij staat.

🏁 Kort samengevat

• 📍 Meld je netjes bij de klant bij aankomst.
• 🗣️ De LG bespreekt de wensen en planning.
• 🧱 Bouw gestructureerd en zorgvuldig op volgens de takenverdeling.
• 🕒 Houd de tijd in de gaten en neem alleen pauze als alles klaarstaat.
• 🎲 Neem de briefing serieus en weet wat jouw rol is tijdens het event.

Een goede start op locatie bepaalt hoe de hele avond verloopt. Als team dat professioneel, rustig en georganiseerd aan de slag gaat, maken we direct indruk.
De klant voelt zich op dat moment al gerustgesteld en dat is precies wat wij willen bereiken. ✨