📋 De Callsheet

De callsheet is één van de belangrijkste documenten binnen Be Our Guest Events.
Het is jouw handleiding, planning en checklist voor elke opdracht.
Alles wat je moet weten om een evenement goed, efficiënt en foutloos uit te voeren, staat erin.
Door de callsheet zorgvuldig te lezen en te gebruiken, voorkom je fouten, misverstanden en onnodige stress.

Elke medewerker – van croupier tot leidinggevende – is verplicht de callsheet te volgen.
Zie het als het draaiboek van het evenement: als iedereen de callsheet goed gebruikt, loopt het evenement soepel, professioneel en zonder verrassingen.

🧭 Wat is een callsheet?

Een callsheet is een overzicht van alles wat jij en je team moeten weten over de opdracht.
Het document bevat duidelijke instructies over de klant, het materiaal, de planning en de locatie.
Daarnaast helpt het je om georganiseerd te werken, samen te werken en professioneel op te treden.

📑 Wat staat er in een callsheet?

👤 Klantinformatie: naam van de klant, contactpersoon en eventuele bijzonderheden of wensen.
📅 Tijdsplanning: een exact overzicht van alle tijden, zoals het inladen, vertrek, opbouw, start event, afbouw en terugkomst.
De eindtijd die op de callsheet staat is de maximale uitbetaalde tijd.
📍 Locatiegegevens: adres, reistijd, contactpersoon op locatie en eventuele bijzonderheden (zoals etages, liften of parkeergelegenheid).
🎲 Materialenlijst: een volledige lijst van alle speeltafels, decoraties, verlichting en accessoires die mee moeten.
Alles is overzichtelijk weergegeven met afvinkvakjes voor tijdens het inladen en opruimen.
🚐 Businformatie: welke bus wordt gebruikt, het busnummer, de bestuurder en welke materialen in die bus gaan.
👕 Aanvullende informatie: kledingvoorschriften, crewcatering, bijzonderheden of extra taken die voor die specifieke opdracht gelden.

🧭 De rol van de leidinggevende

Op elke callsheet staat duidelijk vermeld wie de leidinggevende (LG) is.
De leidinggevende is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de opdracht en voor het volgen van de callsheet.
Hij of zij:

Geeft instructies over het inladen, uitladen, opbouwen en afbouwen.
Controleert of alle informatie klopt en dat niets wordt vergeten.
Vinkt de callsheet af tijdens het laden, werken en opruimen.
Houdt toezicht op het team, de communicatie en de professionele uitstraling op locatie.

Belangrijk: alleen de leidinggevende mag de callsheet afvinken.
Andere teamleden helpen natuurlijk bij het controleren, maar de eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij de leidinggevende.

✅ De callsheet als checklist

De materialenlijst in de callsheet bevat afvinkvakjes. Deze gebruik je op drie momenten:

Tijdens het inladen: vink elk item af zodra het in de bus ligt.
Na afloop van het evenement: vink tijdens het opruimen opnieuw af wat terug in de bus gaat.
Bij terugkomst in de loods: controleer of alles compleet is en op de juiste plek wordt teruggelegd.

Dit lijkt misschien onnodig, maar het voorkomt dat er spullen vergeten of kwijtgeraakt worden.
Eén gemist onderdeel (zoals een poot, lamp of chiptray) kan de volgende opdracht flink verstoren.
Wie netjes afvinkt, werkt professioneel en voorkomt problemen voor het hele team.

📣 Wat te doen als iets niet klopt

Kom je op locatie iets tegen wat niet klopt bijvoorbeeld een kapot item, ontbrekend materiaal of schade meld dit direct in de groepsapp van de opdracht.
Gebruik altijd de groepsapp van dat specifieke event, zodat iedereen (kantoor, leidinggevende en collega’s) op de hoogte is.
Schrijf kort wat er aan de hand is en voeg eventueel een foto toe.

Op kantoor wordt dit de volgende dag opgepakt en opgelost.
Door dit te melden, help je niet alleen jezelf maar ook je collega’s die later met hetzelfde materiaal werken.

🎯 Chips controleren aan het einde van een casino avond

Aan het einde van elke opdracht moeten de chips altijd worden gecontroleerd.
Waarom? Omdat dit belangrijk is voor zowel de administratie als de voorbereiding van volgende evenementen.

Als er tijdens de avond veel chips zijn kwijtgeraakt, moet het kantoor hiervan op de hoogte zijn. In dat geval kan de klant worden belast voor het verlies. Daarnaast helpt het controleren van de chips je collega’s op kantoor om te bepalen of er vóór het volgende event nieuwe chips moeten worden bijgevuld.

Controleer dus altijd even de hoeveelheid chips voordat je de tafels opruimt. Zo voorkomen we problemen bij de volgende opdracht want niets is vervelender dan een avond beginnen met te weinig chips aan tafel.

Je hoeft de chips niet per stuk te tellen
Geef door in de groepsapp als je denkt dat er veel chips missen en bij welke casinotafel

Dit voorkomt misverstanden, houdt de voorraad op peil en laat zien dat je zorgvuldig en professioneel werkt.

📘 Extra informatie & tips

Lees de callsheet altijd minimaal één dag voor het evenement door.
Controleer de tijden goed: vertrek, opbouw, start event, afbouw en terugkomst.
Bekijk wie jouw teamleden zijn en wat hun rol is.
Check of je kleding, materiaal en transport in orde zijn.
Gebruik de callsheet als leidraad voor communicatie, alle info staat erin.

🏁 Waarom de callsheet onmisbaar is

De callsheet is het hart van onze organisatie.
Het zorgt voor structuur, duidelijkheid en verantwoordelijkheid.
Dankzij de callsheet weet iedereen precies wat er moet gebeuren, wanneer en met wie.
Het is het verschil tussen een goed georganiseerd evenement en chaos.

Door de callsheet te volgen, draag je bij aan:

🧩 Teamwork en samenwerking
📅 Strakke planning en heldere communicatie
🎲 Foutloze uitvoering van elk event
💪 Professionaliteit en betrouwbaarheid

Kortom: de callsheet is jouw draaiboek, controlelijst en garantie voor een vlekkeloos evenement.
Gebruik hem zorgvuldig, werk netjes en neem verantwoordelijkheid dat is wat ons team sterk en professioneel maakt. 🎯